Die Digitalisierung und Automatisierung der Steuerabteilungen ist in vollem Gange. Jetzt können sie punkten, wenn sie sich für Steuertechnologie mit ihren IT-Kollegen an einen Tisch setzen. Die spannenden Fragen sind: Wie lassen sich globale Reporting- und Invoicing-Anforderungen lösen? Was ist zu tun angesichts heterogener Systemlandschaften und sich ständig wechselnder rechtlicher Änderungen? Tax Engines liefern darauf Antworten.
Derzeit prallen aus Sicht der Steuerfunktion Welten aufeinander: Die eine Welt ist die digitale Transformation in Unternehmen mit dem Ziel, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Das Mittel der Wahl ist zumeist eine zentrale Cloud-basierte ERP-Lösung, beispielsweise SAP S 4/HANA. Ein langwieriges Vorhaben, das auf die aktuelle Welt trifft: Eine heterogene Systemlandschaft, bestückt mit selbstgestrickten Lösungen für das Finanz- und Steuerwesen. Hinzu kommen vielerlei Add-ons und manuelle Abläufe rund um die Umsatzsteuerermittlung.
In dieser aktuellen Welt hat die Steuerfindung mit allerhand Mühe leidlich funktioniert. Doch dies wird nun vor eine neue Realität gestellt: Nicht nur Unternehmen, auch Steuerbehörden rüsten digital auf. Anforderungen zu e-Invoicing und Realtime Reporting lassen keine Zeit mehr für manuelle Steuerermittlung. Und mit der EU-Umsatzsteuerreform – VAT in the Digital Age (ViDA) – wird dem Umsatzsteuerbetrug bzw. fehlenden Einnahmen der Kampf angesagt.
Digitalisierung braucht Steuer-Expertise
Jetzt ist die Zeit für die Steuerabteilung gekommen, sich in Szene zu setzen. Von ihrer fachlichen Expertise profitieren die IT-Teams, damit die neuen digitalen Systemwelten nicht nur die Steuer-Compliance erfüllen. Vielmehr geht es darum, für alle Geschäftsbereiche das Thema indirekte Steuern zukunftsorientiert aufzustellen. Dies betrifft insbesondere die folgenden vier Aspekte:
- Heterogene Systemlandschaften: In den meisten Unternehmen ist die Systemlandschaft sehr komplex. Vielfältige IT-Lösungen interagieren miteinander, sind aber nicht nahtlos integriert – dies beeinträchtigt die Anforderungen an ein konsistentes steuerliches Management.
- Globale Nachverfolgung rechtlicher Änderungen: Steuergesetze ändern sich häufig und brauchen oft spezifische Expertise dazu, wie sie anzuwenden sind. Seit der Covid-Pandemie kommen steuerliche Änderungen teilweise über Nacht – es braucht einen effektiven Überwachungsprozess mit zeitnaher Umsetzung von Neuerungen.
- e-Invoicing und Realtime-Reporting: Die richtige Datenbasis ist der wichtigste Faktor für tragfähiges e-Invoicing und Realtime-Reporting – ausgefeilte technische Schnittstellen nützen wenig, wenn die gemeldeten Daten nicht den rechtlichen Regelungen entsprechen.
- Steuerfindung und Reporting als Teil eines steuerlichen Kontrollsystems: Für ein effektives Tax Compliance Management System (TCMS) sind Dokumentation und Digitalisierung unerlässlich. Anbieter externer Tax Engines übernehmen hier zahlreiche Aufgaben – dies erfordert aber auch eine entsprechende Dokumentation aus TCMS-Sicht.
Heterogene Systemlandschaften – Tax Engines überwinden Systembrüche
Die Problematik liegt auf der Hand: Heterogene Systemlandschaften erschweren eine einheitlich korrekte Steuerfindung.
Tückisch aus steuerlicher und technischer Sicht: die Verwendung von mehreren ERP- bzw. Transaktionssystemen für Geschäftsprozesse wie Finanzen, Beschaffung, Produktion und Personalwesen. Häufig betreiben einzelne Geschäftsbereiche ihre ganz eigene Systemwelt aufgrund von Akquisitionen. Hinzu kommt: Unter den Systemen selbst gibt es zumeist auch einen bunten Versions-Mix aus SAP-Systemen und Plattformen anderer Anbieter wie Oracle, Microsoft Dynamics und viele andere mehr. All diese Systeme sind zumeist nicht nahtlos integriert. Dennoch müssen sie mit dem gleichen steuerlichen Regelwerk versorgt werden.
Die Lösung: Eine Tax Engine als Single-Source-of-Truth. Als zentrale Einheit wird eine Tax Engine an verschiedenste bestehende ERP-Systeme, E-Commerce Plattformen und Vorsystems angebunden – skalierbar und länderübergreifend. Die nötigen globalen Steuervorschriften, also das Herz der Tax Engine, liefert der Anbieter gleich mit und hält diese laufend auf dem neuesten Stand. Das Ergebnis: Unternehmensweit stehen alle Regeln und Anforderungen für die Steuerfindung zur Verfügung – konsistent und transparent. Damit ist der entscheidende Schritt zu automatisierten Prozessen in der Steuerfindung getan.
Rechtliche Änderungen – mit Tax Engines global immer up-to-date
Die weltweite Umsatzsteuergesetzgebung ändert sich beinahe täglich, oft kurzfristig und teilweise nur für einen expliziten Gültigkeitszeitraum. Betroffen sind häufig Themen wie grenzüberschreitender E-Commerce, digitale Dienstleistungen, Mehrwertsteuersätze oder die Modernisierung der Umsatzsteuererhebung.
Global agierende Unternehmen kommen der Flut an Änderungen kaum hinterher, gleiches gilt für die IT-Teams: Fehlt eine externe Tax Engine, müssen sie kontinuierlich die steuerlichen Änderungen in allen relevanten Systemen abbilden – manchmal über Nacht. Dies raubt erheblich Ressourcen und Budget.
Hier gilt es zu kalkulieren, ob eine externe Tax Engine nicht wirtschaftlicher ist, statt sich mit eigenen Steuer-Recherche nund IT-Anpassungen aufzuhalten. So steht hinter der Vertex Tax Engine ein Team von Steuerexperten, das für mehr als 12.000 Gerichtsbarkeiten weltweit laufend das gesamte steuerliche Regelwerk aktualisiert. Dadurch entsprechen alle Transaktionen und Berichte automatisch zu jeder Zeit den gültigen Vorschriften. Vorabinformationen an Anwender über sämtliche im Update enthaltenen Änderungen stellen sicher, dass auch eventuell betroffene Folgeprozesse zeitnah angepasst werden können.
e-Invoicing und Echtzeit Reporting – mit Tax Engines zur Automatisierung
Mit ViDA soll die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) für einige Umsätze verpflichtend und für andere fakultativ eingeführt werden. In diesem Zuge werden Verkäufer als auch Empfänger verpflichtet, ihre Umsatzsteuer-Rechnungsdaten elektronisch an die Steuerbehörden zu übermitteln. Untersuchungen des Marktforschungsunternehmens IMARC Group prognostizieren, dass der Markt für elektronische Rechnungsstellung bis 2028 35,9 Milliarden Dollar erreichen wird, was einer Wachstumsrate von 20 Prozent in den nächsten fünf Jahren entspricht. Gleichzeitig führen immer mehr Länder die umsatzsteuerliche Meldung in Echtzeit ein, das sog. Real-Time Reporting. Dies ermöglicht Steuerbehörden eine unmittelbare Einsicht in die Umsatzdaten von Unternehmen.
Das heißt für Unternehmen: Steuerliche Daten müssen direkt bei der Generierung den rechtlichen Regelungen entsprechen. Einen zweiten Versuch, etwa nach Datenanalysen Fehler im Nachhinein zu korrigieren, gibt es nicht mehr. Auch manuelle Eingriffe bei Transaktionen, deren Steuerfindung vom eigenen System nicht abgedeckt werden, sind nicht mehr möglich. Herausfordernd wird das insbesondere bei Reihen- und Dreiecksgeschäfte, Werklieferungen und Werkleistungen, Besonderheiten bei Dienstleistungen sowie Lieferungen an Nicht-Unternehmer, Organschaften oder Konsignationläger.
Hier sind Tax Engines gefordert, selbst die komplexesten umsatzsteuerlichen Anforderungen regelkonform auf die relevanten Unternehmenssysteme zu übertragen. Dann gelingt automatisiert eine richtige und einfach zu überblickende Steuerfindung.
e-Invoicing treibt grundlegende Transformation
Zu beachten ist: Die bloße Umsetzung von Echtzeit-Reporting ist zu wenig. Eine Schnittstelle bringt nichts, wenn die zugrunde liegende Datenbasis nicht auf ein unmittelbares Reporting ausgelegt ist. Es gilt, die eigene Datenqualität und den Prozess kritisch zu hinterfragen: Erfolgen aktuell viele manuelle Anpassungen? Gibt es Prozesse, die routinemäßig bei Erstellung der Voranmeldungen korrigiert werden?
Das heißt: Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht einfach eine Weiterentwicklung der Rechnungsabläufe. Vielmehr gibt es weitreichende Auswirkungen und potenzielle Risiken, die mit einer mangelhaften Umsetzung verbunden sind.
Letztlich sollte jedes Unternehmen sowohl die elektronische Rechnungsstellung als auch das Realtime Reporting als strategische Themen betrachten. Es ist zwingend erforderlich, in ein System zu investieren, das die Datenqualität als Basis verbessert. Durch die steigende Nachfrage nach granularen Transaktionsdaten wird klar: Weltweit werden immer mehr Steuerbehörden Informationen automatisch über Systeme für die elektronische Rechnungsstellung oder direkt aus den ERP-Systemen der Unternehmen abfragen –entweder regelmäßig oder in Echtzeit.
Steuerliches Kontrollsystem – Tax Engine unterstützt Dokumentation
Leichtfertige Steuerfehler oder sogar Vorsatz? Diesem möglichen Vorwurf beugen Unternehmen mit einem funktionierenden TCMS (Tax Compliance Management System) vor. In der Regel umfasst ein TCMS die Funktionen zur Automatisierung von steuerlichen Prozessen sowie zur Überwachung der Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften. Zudem dient das innerbetriebliche Kontrollsystem der Risikobewertung sowie zur Erstellung von steuerlichen Berichten und Dokumentationen.
Die Kontrollen über TCMS erfolgen möglichst automatisiert und sind vielfach auch im ERP-System verankert. Hier leistet eine Tax Engine wertvolle Vorteile. Denn mit ihr verbunden ist die valide Dokumentation, dass alle notwendigen Maßnahmen und Kontrollen zur Sicherstellung der Compliance implementiert wurden. Diese Dokumente werden dann Teil des eigenen steuerlichen Kontrollsystems.
Fazit:
Jetzt sind die Steuerabteilungen gefordert, gemeinsam mit den IT-Teams die Digitalisierung der Prozesse für indirekte Steuern voranzutreiben. Tax Engines als integrierter Teil der ERP- und Transaktionssysteme steht dabei ganz oben auf der Agenda. Denn damit ist effizient eine ganzheitliche globale Lösung für Steuerfindung, Compliance und Reporting gegenüber Behörden zu realisieren.
Tax Engines gewährleisten hohe Automatisierung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei umsatzsteuerlichen Herausforderungen. Steuerexperten können sich damit stärker auf analytischere und beratende Aufgaben konzentrieren, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu optimieren und steuerliche Risiken zu minimieren.
Ein weiterer Vorteil gegenüber nativen Steuerfunktionen in ERP-Systemen: Tax Engines sind flexibel skalierbar und auf individuelle Anforderungen anpassbar. Ob Expansion, Akquisition oder neue Transaktionssysteme – steuerrelevante Veränderungen werden in der Regel mit nur geringen Anpassungen über die Tax Engine abgebildet. Gleiches gilt, wenn ein neues ERP-System implementiert wird: Die Steuerlogik liegt zentral in der Tax Engine und sorgt mit allen aktuellen Regelungen für die nötigen Standardprozesse in der Steuerberechnung, die global zur Verfügung gestellt werden können. Dies gewährleistet ebenso präzise wie auch schnelle Berechnungen indirekter Steuern.
