Manchmal muss man es als Steuerexpertin oder -experte auch einfach mal mit Humor nehmen: „Wir sehen das sportlich und freuen uns auf die neue Challenge“, lacht Svetlana Schiel. Jammern ist nicht so ihr Ding.
Schiel ist seit Oktober 2022 Steuerchefin beim Autoteilehändler Autodoc in Berlin. Wenn Sie manchmal selbst an Ihrem Auto herumschrauben, oder es in einer kleineren Werkstatt machen lassen, dann haben Sie vielleicht eine Zündkerze oder eine Stoßstange verbaut, die von Autodoc kommt. Was 2008 als E&S Pkwteile in einem Berliner Vorort begann, hat sich bis heute zu einem Unternehmen mit rund 5.000 Mitarbeitenden entwickelt, aktiv in 27 Ländern weltweit; mit Tochtergesellschaften in Deutschland, Polen, Tschechien, der Ukraine, Moldau, Frankreich und Portugal. Im Geschäftsjahr 2021 überschritt der Umsatz erstmals die Milliardengrenze. Nach eigenen Angaben ist Autodoc europaweit der größte Händler für Autoteile.
Typisch für Start-ups ist eigentlich, dass Steuern in der Wachstumsphase erstmal eine untergeordnete Rolle spielen. Doch für ein noch so junges Unternehmen leistet sich Autodoc eine bemerkenswert große Steuerfunktion. „Ich freue mich über den hohen Stellenwert, den das Thema Steuern hier hat“, resümiert Svetlana Schiel ihren Start bei dem Berliner Unternehmen.
Unter ihrer Leitung teilt sich die Abteilung in zwei große Fachbereiche. Insgesamt arbeiten neun Mitarbeitende im Team, davon drei Berufsträger. Der etwas größere Fachbereich ist die Abteilung Indirect Tax unter der Leitung von Michael Dickert, der Anfang 2022 von KPMG zu Autodoc wechselte. Der Umsatzsteuerexperte kümmert sich mit seinem Team nicht nur um die Umsatzsteuer selbst, sondern auch um Verbrauchsteuern und die Meldungen zu Intrastat, die innergemeinschaftliche Handelsstatistik. Viel Compliance-Arbeit also für Dickert und sein Team. Ohne Technik funktioniert das nicht mehr.
Der große Vorteil bei Autodoc aus Sicht von Schiel und Dickert: „Wir profitieren sehr davon, dass es in der Finanzabteilung auch IT-Spezialisten gibt, die bei der Automatisierung der steuerlich relevanten Unternehmensprozesse unterstützen: das Team Financial Solutions. Gemeinsam planen wir unsere Projekte und stimmen uns im Rahmen der agilen Entwicklung ab“, erklärt Schiel. In interdisziplinären Projektteams wird so die Digitalisierung der Abteilung vorangetrieben.
Beispiel Umsatzsteuer: In unserem Tool VAT-Matrix werden alle Transaktionen bei Autodoc mit einem Steuercode versehen und umsatzsteuerlich eingeordnet. Diese Struktur dient als Basis für die Umsatzsteuermeldungen in allen Ländern, in denen Autodoc Produkte vertreibt. Die Daten werden mit Hilfe von Verprobungen, Kontenabstimmungen und anhand von Stichproben geprüft“, so Dickert.
Auch beim Thema Verbrauchsteuern, beispielsweise für den Verkauf von Ölen, greift Autodoc auf die Expertise externer Beratender zurück. „Da haben wir das große Thema, dass es keine vollumfängliche Harmonisierung der Verbrauchsteuern gibt. Wir haben in der EU zwar eine Richtlinie, ungeachtet dessen haben viele Länder jedoch ergänzende, teils voneinander abweichende Vorschriften“, erläutert Dickert.
Großprojekt Pillar II
Der zweite große Bereich in der Steuerfunktion sind die direkten Steuern. Neben der klassischen Compliance sind dort auch das internationale Steuerrecht, Verrechnungspreise und Global Mobility angesiedelt. Auch hier steht das Team von Svetlana Schiel aktuell vor großen Herausforderungen: Autodoc fällt mit einem Jahresumsatz von deutlich über 750 Millionen Euro zukünftig in die Bestimmungen zur globalen Mindestbesteuerung (Pillar II). „Unser steuerliches Datenmodell verwenden wir auch als Basis für Berechnungen im Zusammenhang mit der globalen Mindestbesteuerung“, erklärt Schiel. „Die hierfür erforderlichen Informationen werden in einem Business Intelligence Tool zusammengeführt und aufbereitet. Ein Projektteam aus Accounting, Tax und IT treibt die Entwicklung mit agilen Methoden voran“, so Schiel.
Das stellt natürlich auch die Mitarbeitenden vor Herausforderungen. „Wir begeistern unsere Kolleginnen und Kollegen schon bei ihrem Start für Tax-Tech-Themen und entwickeln so eine gemeinsame Vision für die Digitalisierung der Steuerfunktion“, so Schiel. „Wir sind ein junges Team mit vielen digitalaffinen Köpfen“, ergänzt Dickert.
Neben den zunehmenden Compliance-Anforderungen und der damit einhergehenden Digitalisierung muss sich die Steuerfunktion natürlich auch um die Belange des operativen Geschäfts kümmern. „Hier geht es auch darum, die komplexen steuerlichen Anforderungen in intuitive Prozesse und Empfehlungen für unsere operativen Funktionen zu übersetzen“, sagt Schiel. Wenn es beispielsweise um die Gründung weiterer Tochtergesellschaften oder um die Optimierung von Lieferketten geht, entwickelt die Steuerfunktion Guidelines, die anderen Funktionen schnelle Entscheidungen ermöglichen. „Als Tax-Team sehen wir uns als Business Enabler und engagieren uns proaktiv für die Entwicklung von Autodoc.“ Es bleibt also sportlich.
