JUVE Steuermarkt: Frau Dr. Schramm, der Anlass zu diesem Gespräch war Ihr Statement auf der Tax Technology Konferenz Anfang November in Frankfurt. Vielleicht habe ich Sie dabei auch komplett falsch verstanden, dann müssen wir einen anderen Interviewgegenstand finden …
Ulrike Schramm (lacht): Na, dann schauen wir mal…
Was ich glaube, von Ihnen gehört zu haben, war Folgendes: „In der Steuerfunktion geht der Weg weg vom materiellen Steuerrecht hin zum Fokus Daten – Datenmanagement, Datenanalyse und Datenprozesse.“ Das finde ich eine sehr spannende These und ein Thema, das uns bei JUVE Steuermarkt schon länger beschäftigt, nämlich inwiefern sich das, was wir als ‚Steuern‘ oder ‚Tax‘ bezeichnen, verändert. Ich habe aber das Gefühl, dass sich, seitdem die Digitalisierung eingesetzt hat und seitdem ESG und Nachhaltigkeitsberichterstattung im Vordergrund stehen, die Steuerfunktion verlagert: nämlich von einer nachgelagerten, in Richtung Finanzamt orientierten Kommunikationsschnittstelle hin zu einer Abteilung, die völlig ins Unternehmen integriert und auch auf dieses ausgerichtet ist. Eine Abteilung, die sich wie das Controlling tief mit Unternehmensdaten beschäftigt. Und bei Ihrem Satz auf der Tax Technology Konferenz, Frau Schramm, musste ich genau daran denken. Jetzt wäre meine Frage, erinnern Sie sich an diesen Satz und – liege ich mit meiner Interpretation richtig?
Ich kann mich sehr gut erinnern, dass ich das gesagt habe. Essenziell wird sich die Steuerabteilung eines Konzerns natürlich auch in der Zukunft immer noch mit Steuerrecht beschäftigen. Und Steuerrecht bedeutet die Befolgung von Gesetzen und damit die Sicherstellung der steuerlichen Compliance. Würde die Konzernsteuerfunktion auf ihre grundlegendste Aufgabe reduziert, dann ist es diese. Das darf nicht aus den Augen verloren werden. Aber in (m)einer idealen Steuerwelt mit ausgereiften Datenanalysetools, Machine Learning und Künstlicher Intelligenz (KI) sollte die steuerliche Compliance ‚per Knopfdruck‘ funktionieren – vorausgesetzt, dass die Finanzverwaltung dann auch so weit ist. Dies würde dann mehr Zeit schaffen für zukunftsgerichtete Themen wie Datenanalysen, Prognosen und Steuerplanung. Wahrscheinlich würde auch die Steuerplanung in der Zukunft im ersten Aufschlag durch die KI gemacht werden. Wir als Steuerabteilung würden im Anschluss analysieren, bewerten, von Fall zu Fall korrigieren, entscheiden und kommunizieren.
Weniger nachgelagerte Tätigkeiten
Wie würden Sie den Wandel in der Steuerfunktion beschreiben?
Ich glaube, dass der Anteil an ‚nachgelagerten‘ Tätigkeiten, mit denen sich eine Steuerabteilung beschäftigt, in der Vergangenheit noch höher war, als es heute der Fall ist. Man könnte fast sagen: Wir waren rückwärts ausgerichtet, weil für uns hauptsächlich Zahlen eine Rolle spielten, die schon zwei bis drei Jahre alt oder noch älter waren – je nachdem, wie die Fristen zur Abgabe der Steuererklärung oder die Prüfungsperioden einer Betriebsprüfung waren. Schwarz-weiß dargestellt, hat die Steuerabteilung früher (natürlich neben einem gewissen Anteil von Steuerplanung) hauptsächlich Erklärungs- und Berichtspflichten erfüllt. Bei manchen Steuerarten insbesondere der Umsatzsteuer passierte das etwas zeitnaher, bei der Körperschaft- oder Gewerbesteuer eher später. Aber dem Grunde nach begann unsere Haupttätigkeit oft erst dann, wenn die des operativen Geschäfts im Unternehmen vorbei war.
Und nun stellt sich das ganz anders dar?
Leider noch nicht ganz, aber ich bin überzeugt, dass sich die Gewichtung unserer Aufgaben in jedem Fall immer weiter ‚nach vorn‘ verlagert. Dass diese Verlagerung des Schwerpunktes unserer Tätigkeit so langsam voranschreitet, liegt insbesondere an der sehr hohen Komplexität unseres Steuerrechts sowie an der Geschwindigkeit, mit der Änderungen gegenwärtig umgesetzt werden. Haben wir früher nur auf das eigene Land geschaut, müssen wir heute die EU und auch internationale Akteure wie die OECD im Blick haben, wie insbesondere die globale Mindestbesteuerung zeigt. Und diese europäischen oder internationalen Gesetzesinitiativen überrollen uns mit einer atemberaubenden Geschwindigkeit. Dazu kommt das Thema ‚Nachhaltigkeit von Steuern‘, wie zum Beispiel die Berichtspflichten in Form des GRI 207, das Country-by-Country Reporting oder DAC 6, was im weiteren Sinne auch hierunter fällt. Der Druck ist schon enorm groß, wenn ein Unternehmen mit diesen höheren Compliance-Verpflichtungen und der zunehmenden Bürokratie fertigwerden will – obwohl Berlin und Brüssel stets versprechen, man wolle entbürokratisieren. Bis heute ist von Entbürokratisierung aber nichts angekommen. Ganz im Gegenteil. Wer in das gerade beschlossene Kreditzweitmarktförderungsgesetz und das geplante Wachstumschancengesetz schaut, der erkennt, dass die Compliance-Anforderungen immer höher werden. Ich spreche hier von neuen Verschärfungen wie etwa bei der Zinsschranke sowie der geplanten Meldepflicht für nationale Steuergestaltungen. Das einzig Gute ist, dass der steigende Druck, mit dieser Vielzahl von neuen, komplexen Compliance-Reglungen klarzukommen und die Möglichkeiten, die uns die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen bietet, sich in diesem Moment zu einer guten Fügung verbinden.
Inwiefern ist dies eine gute Fügung?
Wir nutzen Automatisierung und Digitalisierung vor allem, um mit dem Compliance-Wust fertig zu werden. Wir versuchen, den Teil der steuerlichen Compliance zu automatisieren, deren zugrunde liegende Prozesse zuvor strukturiert und optimiert wurden. Im Idealfall haben wir diese Compliance-Anforderungen in strukturierte Prozesse überführt. Das ist aber Stand heute noch ein Wunschdenken. Da sind wir noch nicht, gehen aber in diese Richtung. Sind diese Prozesse erstmal automatisiert, dann nutzen wir auch die Möglichkeiten zur digitalen Datenanalyse, zum Beispiel, indem wir Kosteneinsparpotenziale analysieren oder sie zur Fehleranalyse im Rahmen des Risikomanagements nutzen. Erste Anwendungsfälle gibt es bei uns insbesondere im Umsatz- und Quellensteuerbereich. So werden Mitarbeiter entlastet, um Arbeitszeit für andere Tätigkeiten zu schaffen. Die KI ist dann noch eine Geschenkebox obendrauf, von der wir heute nur rudimentär wissen, welche zusätzlichen Möglichkeiten sich für uns am Ende ergeben.
„Steuerfunktion viel mehr als früher in der Lage, Business Partner und strategischer Partner des Vorstandes zu sein“
Hat sich damit auch die Rolle der Steuerfunktion verändert?
Ja, hat sie schon und wird sie noch viel wahrnehmbarer in naher Zukunft, da der beschriebene Compliance-Druck und die daraus resultierende Notwendigkeit der Anwendung neuer technischer Möglichkeiten dazu geführt hat, dass wir als Konzernsteuerabteilung einen schnelleren und globaleren Überblick über relevante Unternehmensdaten bekommen. Somit sind wir als Steuerfunktion viel mehr als früher in der Lage, Business Partner und strategischer Partner des Vorstandes zu sein. Steuern werden bei Unternehmensentscheidungen ‚in Echtzeit‘ mitgedacht und sind nicht erst drei Jahre später das Ergebnis geänderter Geschäftsmodelle und -strategien.
Ich habe jetzt noch nicht ganz den Zusammenhang verstanden: Compliance-Vorschriften werden komplexer, und Sie müssen immer mehr berichten. Wie kommt es dann trotzdem dazu, dass sich nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ etwas ändert in der Steuerfunktion? Wie kommt es, dass Sie von einer Art historischem Handwerk, das von der Rückschau lebt, zu einem zukunftsorientierten Handwerk werden, das nach vorne schaut?
Heute können wir mithilfe der Digitalisierung und neuester Technologien viel mehr Daten für unterschiedlichste Zwecke – qualitativ besser als früher – aufbereiten, analysieren und sie ebenso für die Berechnung von zukünftigen Steuerwirkungen nutzen. Wie bereits erläutert, ist ein Großteil des Steuerrechts, mit denen sich eine Konzernsteuerabteilung heute auseinandersetzen muss, mittlerweile EU-weit oder global ausgerichtet. Wir müssen noch mehr berichten und melden sowie weltweite Steuerbelastungen ausrechnen – und das bei global vernetzten Unternehmen. Dies führt dazu, dass wir bei Überlegungen des Vorstands hinsichtlich weltweit geänderter Strukturen oder Geschäftsmodelle von Anfang an mit im Boot sein müssen. Die Materie ist teilweise in ihren steuerlichen Implikationen so schwer überschaubar und komplex, dass Unternehmen nicht einfach anfangen können zu handeln und erst später schauen, was dies steuerlich bedeutet. Deshalb ist es als global aufgestelltes Unternehmen zwingend notwendig, die Steuerfunktion ab Tag eins in bestimmte Entscheidungsfindungen einzubeziehen.
„Der Faktor Steuern ist häufig eine bedeutende finanzielle Komponente, insbesondere, wenn es um Anpassungen von Geschäftsmodellen oder um Portfoliomanagement geht.“
Aber das erfordert doch einen anderen Zuschnitt.
Ja, wir haben unsere Steuerabteilung auch anders aufgestellt, um schneller aussagefähig zu werden, wenn wir gefragt werden: ‚Geht das überhaupt? Wieviel kostet das?‘ Der Faktor Steuern ist häufig eine bedeutende finanzielle Komponente, insbesondere, wenn es um Anpassungen von Geschäftsmodellen oder um Portfoliomanagement geht. Die Automobilindustrie ist eine Industrie, in der momentan alles in Frage gestellt und alles reorganisiert wird, um dem Wandel der Zeit zu entsprechen. So sind wir bei globalen Restrukturierungen erster Ansprechpartner geworden. Es geht dabei sowohl um die Bestimmung von EBIT-relevanten Steuern wie zum Beispiel transaktionsbedingter, nicht abziehbarer Umsatzsteuer oder grunderwerbsteuerlicher Sachverhalte. Darüber hinaus geht es bei der Verlagerung von Unternehmensteilen oder einem neuen Zuschnitt von Geschäftsbereichen insbesondere um Ertragsteuern. Und natürlich dürfen wir das ganze Thema Cashflow nicht vergessen. Es gilt zu berücksichtigen, dass viele Unternehmen – so auch Continental – nicht nach Legal-Einheiten, sondern Geschäftseinheiten strukturiert beziehungsweise gemanaged werden, die folglich keine Ländergrenzen kennen. Wenn Sie somit nur einen Geschäftsbereich neu aufstellen wollen, dann sind immer mehrere Ländergrenzen betroffen, da alles miteinander verflochten ist. Somit ist die Steuerfunktion bei strategischen Entscheidungsfindungen im Unternehmen immer von Anfang an mit an Bord. Dadurch hat der ‚nach vorne‘, also der zukunftsgerichtete Teil unserer Arbeit erheblich zugenommen.
Sie denken also mehr nach vorne als zuvor?
Wie schon gesagt, das Nach-Vorne-Denken ist neben unseren proaktiven Digitalisierungsprojekten auch eine positive Folge des Drucks, unter dem wir stehen. Wir müssen mit dem zunehmenden Compliance- und Komplexitätsdruck zurechtkommen. Das heißt, wir haben gar keine andere Chance, als unsere Prozesse so weit wie möglich zu digitalisieren und zu automatisieren. Wir müssen schauen, wie wir Effizienzen in allen Bereichen heben. Damit erarbeiten wir uns Fähigkeiten, die wir auch zukunftsgerichtet anwenden können. Es ist ein zusätzlicher Lernfaktor, den wir haben. Im Rahmen der Exkulpationswirkung von Tax Compliance Management-Systemen (TCMS) wurde zum ersten Mal systematisch auf Prozesse geschaut. Wenn ich mir aber für ein TCMS die Prozesse in einem Unternehmen End-to-End anschaue, dann muss ich auch schauen, ob ich hieraus anderweitig Vorteile habe. Die Folge ist: Soweit möglich, automatisiert und digitalisiert man die Prozesse, um aus der Not eine Tugend zu machen.
„Verantwortung für steuerlich compliance-konforme Prozesse und der Bewertung ihrer Digitalisierbarkeit im selben Team“
Wie haben Sie dies konkret umgesetzt?
Wir haben uns beim Aufbau der Steuerfunktion Gedanken gemacht, wie diese in Bezug auf die beschriebenen Herausforderungen aussehen soll: Beim Head of Compliance ist zum Beispiel auch das Digitalisierungsteam aufgehangen. So ist die Verantwortung für steuerlich compliance-konforme Prozesse und der Bewertung ihrer Digitalisierbarkeit im selben Team verankert. Darüber hinaus haben wir kürzlich auch Datenanalysten eingestellt, darunter auch jemanden, der sich vertieft mit SAP auskennt. Diese Kollegen versuchen somit nicht nur, möglichst viele Prozesse zu automatisieren, sondern können zusätzlich unser steuerliches Risikomanagement durch Datenanalysen verbessern. Wir arbeiten hier insbesondere mit KNIME und Power BI. Auch im KI-Bereich liegt noch Potenzial. Wir haben viele gute Ideen im Kopf. Wenn wir einmal die Hürde genommen haben, die vollständige Transparenz über die für uns relevanten globalen Unternehmensdaten zu haben, dann steckt darin eine echtes Wertschöpfungspotential. Wertschöpfung im Sinne von Kostenoptimierung. Und die Potenziale, die wir für den Zollbereich erschließen können, sind fast noch größer als im klassischen Steuerbereich.
Digitalisierung und Datenauswertung
Und sonst?
Wir arbeiten derzeit in einer Cloud mit unterschiedlichen Berechtigungskonzepten und können auf dieser Grundlage unterschiedliche Datenanalysen durchführen. Das klingt vielleicht schon fortgeschritten, aber wir sind noch nicht da, wo wir hinwollen und lernen jeden Tag dazu. Wir haben eine Digitalisierungsstrategie mit vielen guten Konzepten und Ansätzen, die wir regelmäßig auch aufgrund sich ändernder Rahmenbedingungen anpassen. Darüber hinaus wurden Digitalisierungschampions in den einzelnen Steuerteams nominiert. Diese Mitarbeiter bilden die Brücke zur Fachlichkeit in den einzelnen Steuerteams. Denn im Rahmen des Change-Prozesses ist klar geworden, dass wir die jeweiligen Teams bei den einzelnen Digitalisierungsideen mitnehmen müssen. So entwickeln wir uns Stück für Stück weiter, beobachten neue Entwicklungen, prüfen ihre interne Anwendbarkeit, tauschen uns mit anderen Bereichen des Unternehmens aus, lernen, machen Fehler und adjustieren. Aber es geht vorwärts, und ich bin überzeugt, dass wir mit unserer Digitalisierungsabteilung nun richtig PS auf die Straße bekommen. Wo ich früher alle möglichen Excel-Sheets übereinanderlegen musste, gehen viele Datenauswertungen heute bequem und schnell insbesondere über Power-BI-Auswertungen. Das ist fantastisch. Es geht vor allem darum, dass wir Daten in kurzer Zeit erfassen und auswerten können. Power BI und die entsprechenden Analysetools unterstützen auch bei der grafischen Aufbereitung.
Dann gibt es also parallel zwei Entwicklungen: zum einen die Möglichkeit des stärkeren Zugriffs auf Daten sowie zum anderen die Notwendigkeit, datenbasierte Auskünfte zu geben, weil sie nun nicht mehr nur ausführendes Organ, sondern Teil von Entscheidungsprozessen geworden sind. Damit ergibt sich ein Übergang vom reinen Exkulpationsgedanken des Tax Compliance Management Systems, also der Gefängnisfreikarte für die Geschäftsführung, hin zur Analyse, dann zur Entscheidung und schließlich mittels KI noch einen Schritt weiter in den Bereich der Prognose wie beispielsweise im Bereich Zoll hinsichtlich des Durchspielens von Szenarien in Kombination von Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz, CBAM, Antientwaldungsrichtlinien und anderen Regularien. Könnte man die Entwicklung so zusammenfassen?
Das ist exakt der Gedanke. Wenn wir nach vorne gerichtet sind, dann sind wir insbesondere bei Datenanalysen und Prognosen immer auf gute Unternehmensdaten im steuer- oder zollrechtlichen Sinne angewiesen. Hier benötigen wir regelmäßig Unternehmensdaten aus vielen verschiedenen Bereichen. Eine unserer größten Herausforderungen ist es, dass für den Bereich Steuern oftmals andere Daten, zum Beispiel die der einzelnen Legal-Einheiten, relevant sind als für unsere operativen Kollegen. Hier gilt es, gemeinsam mit den Kollegen vom Accounting und dem Controlling Wege zu finden, diese Daten noch schneller verfügbar zu machen.
Haben Sie hierfür ein Beispiel?
Historisch bedingt ist Continental ein Unternehmen, das zu einem Teil organisch und zu einem anderen Teil stark durch Zukäufe gewachsen ist. Einzelne Geschäftsbereiche sind deshalb oftmals über mehrere Legaleinheiten verteilt. Die finanzielle Planung wird aber je Geschäftsbereich und unabhängig von Landesgrenzen vorgenommen. Darüber hinaus ist auch die IT-Landschaft sehr heterogen. Für steuerliche Prognosen benötigen wir jedoch Daten je Legaleinheit, da diese den Vorschriften des jeweiligen nationalen Steuerregimes unabhängig davon unterliegt, ob sich der Geschäftsbereich der Legaleinheit über Ländergrenzen erstreckt oder nicht.
Ein weiteres Beispiel für eine erst noch zu erzeugende Datentransparenz im Konzern ist das CBAM-Projekt. Dabei geht es um die Datenzusammenstellung im Zusammenhang mit der CO2-Grenzausgleichssteuer der EU, welche durch die Zollabteilung eng begleitet wird. Diesbezüglich bedarf es einer engen Zusammenarbeit vieler Unternehmensabteilungen wie dem Einkauf, dem Supply Chain Management und der Zollabteilung, um die derzeit schon gültigen Reportingpflichten zu erfüllen, aber auch, um Prognosen abgeben zu können, um auch hier bestimmte Geschäftsmodelle zu überprüfen.
