„Steuer-Compliance? Läuft doch längst automatisch!“ – Die Realität sieht in vielen Unternehmen anders aus: Während das Management von der Umsatzsteuererklärung per Knopfdruck träumt, kämpfen Steuerteams weiterhin mit fehleranfälligen Schnittstellen, Excel-Tabellen und komplexen Prozessen. Der Artikel zeigt, warum die Vision der vollautomatisierten Steuerwelt noch Zukunftsmusik ist und wie Unternehmen den Weg zu echter Automatisierung und klaren Verantwortlichkeiten meistern können.Laut dem Gartner® Report Develop a Global E-Invoicing Compliance Strategy (2025) macht derzeit noch rund ein Drittel der Finanzverantwortlichen wöchentlich mehrere Fehler durch manuelle Arbeitsabläufe. Nach Ansicht der Vertex-Experten unterstreicht dies, dass die Vision einer vollautomatisierten Steuerwelt zwar verlockend ist, aber noch nicht der Realität entspricht. Es zeigt jedoch klar, wohin sich Steuerabteilungen entwickeln müssen: hin zu durchgängiger Automatisierung, klaren Verantwortlichkeiten und steuerlicher Kontrolle über den gesamten Prozess – von der Transaktion bis zum Reporting.
Warum ist das wichtig?
E-Invoicing, ViDA und Echtzeit-Reporting haben die Spielregeln in den letzten Jahren grundlegend verändert. Die Gründe für diese Entwicklung sind offensichtlich: Den EU-Staaten entgingen 2022 schätzungsweise rund 89 Milliarden Euro an Umsatzsteuer, was etwa sieben Prozent der gesamten Umsatzsteuerverbindlichkeiten entspricht.
Was auf regulatorischer Ebene als Schritt zu mehr Transparenz, Effizienz und Betrugsprävention gedacht ist, wird in der Praxis schnell zur Belastungsprobe. Die Steuerabteilungen sorgen dafür, dass jede Transaktion korrekt und prüfungssicher abläuft. Gleichzeitig sind sie von den Abteilungen IT, Finanzen und Einkauf abhängig, da diese die Systeme betreiben, in denen steuerrelevante Daten generiert, gepflegt und verarbeitet werden.
Die fehlende Integration dieser Bereiche führt häufig dazu, dass Reporting, e-Invoicing und Steuerfindung nebeneinanderlaufen, ohne gemeinsame Datenbasis und ohne klar geregelte Verantwortlichkeiten. Oft fehlt der Überblick, wo steuerrelevante Daten überhaupt entstehen und wie sie miteinander verknüpft sind. Stammdaten befinden sich in unterschiedlichen Systemen, die Steuerlogik im ERP ist oft veraltet. Das Ergebnis sind intransparente Steuerpositionen, erhöhte Audit-Risiken und hoher manueller Aufwand für Nacharbeit.
Wer ist für welche Daten zuständig?
Um diese Brüche zu überwinden, müssen Unternehmen genau verstehen, wer in welchem Schritt der Prozesskette Verantwortung trägt:
- E-Invoicing
IT und Finance verantworten die technische Umsetzung und den Datenfluss. Die Steuerabteilung definiert und prüft die regulatorischen Anforderungen. Der steuerliche Kern, also die Umsatzsteuer-Informationen, stammt aus der Steuerfindung.
- VAT Reporting
Die Steuerabteilung trägt die Hauptverantwortung. Accounting liefert zu, die Datenbasis kommt ebenfalls aus der Steuerfindung. Eine enge Abstimmung mit dem e-Invoicing-Prozess ist entscheidend, um Konsistenz zu gewährleisten.
- Steuerfindung in ERP- und Plattformsystemen
Die IT führt und betreibt die Systeme. Die Steuerabteilung legt die fachlichen Anforderungen fest und verantwortet die inhaltliche Logik. Diese Logik speist sich aus transaktionalen und Stammdaten.
- Transaktionale Daten
Sie stammen aus operativen Prozessen, etwa aus Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Systemen. Fachbereiche wie Vertrieb, Einkauf sowie Kreditoren- und Debitorenmanagement sichern die Qualität dieser Daten.
- Stammdaten
Sie bilden die gemeinsame Grundlage aller steuerrelevanten Prozesse. Verantwortung teilen sich mehrere Bereiche, was häufig zu Unklarheiten führt. Klare Zuständigkeiten sind hier der Schlüssel zu stabiler Compliance.
- Wie wird aus Struktur gelebte Praxis?Der nächste Schritt besteht darin, eine belastbare Verfahrensdokumentation aufzubauen, die Prozesse, Datenflüsse und Kontrollpunkte verbindlich beschreibt. Im Mittelpunkt steht zunächst, die bestehenden Abläufe transparent zu gestalten: Unternehmen müssen genau wissen, wo steuerrelevante Daten entstehen, wer sie pflegt und wie sie weiterverarbeitet werden. Diese Klarheit schafft die Grundlage, um Stammdaten und transaktionale Daten gezielt zu erfassen und dauerhaft konsistent zu halten.
Darauf aufbauend gilt es, die Steuerfindung zu automatisieren und dynamisch zu gestalten. Die Steuerabteilung sollte die fachliche Logik selbst verantworten und mit Unterstützung der IT sicherstellen, dass Änderungen in den Systemen schnell und präzise umgesetzt werden.
Die Integration des Reportings in die Steuerungslogik ist unabdingbar. Mit klar definierten Workflows, aussagekräftigen Analysen und möglichst wenig manuellen Workarounds lässt sich der gesamte Prozess effizient, transparent und revisionssicher gestalten. So ergibt sich eine dokumentierte, steuerlich saubere Prozesskette Schritt für Schritt – von der Datenerfassung bis zur Meldung.
Wie lässt sich das technisch umsetzen?
Derartige Ansätze lassen sich mit einer entsprechenden End-to-End-Lösung technisch in der Praxis realisieren. Die Plattform von Vertex verbindet dafür umfassende Steuerinhalte mit einer automatisierten Prozesssteuerung in Echtzeit, weltweit und integriert sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme.
Im Kern steht eine einzigartige Datenbasis mit über 900 Millionen laufend aktualisierten Steuersätzen und Regeln. Damit bewertet Vertex Transaktionen, effizient und ohne manuellen Aufwand. Jede Transaktion durchläuft automatisiert einer Steuerfindung. Das korrekte Meldeland, der Steuersatz die Steuerbefreiung sowie von Reverse-Charge-Szenarien und werden berücksichtigt. Auch komplexe Fälle wie Reihen- und Dreiecksgeschäfte werden zuverlässig abgebildet, innerstaatlich, europaweit und global.
Darüber hinaus unterstützt Vertex Unternehmen bei der Erfüllung internationaler e-Invoicing- und Reporting-Pflichten. Lokale Anforderungen, Sprachformate und Echtzeitmeldungen – etwa im Rahmen der neuen E-Invoicing-Vorgaben in Deutschland, der geplanten digitalen Meldepflicht in Frankreich sowie der CTC-Modelle in Ländern wie Brasilien oder Mexiko – setzt die Tax Platform vollautomatisiert um. Ergänzend erstellt die Lösung Umsatzsteuererklärungen und bietet Services für Einreichung, Zahlungsabwicklung und Abführung
Automatisiertes Reporting und integrierte Analytics-Funktionen liefern prüfungssichere Einblicke, beschleunigen Audits und schaffen eine belastbare Datengrundlage für Managemententscheidungen. Die nahtlose Integration in Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Prozesse gewährleistet, dass jede Transaktion nicht nur korrekt versteuert, sondern auch dokumentiert, archiviert und nachvollziehbar bleibt. Dies schafft eine durchgängige Compliance-Kette von der Transaktion über die Validierung und Clearance bis hin zu Reporting und Audit.
Fazit:
End-to-End ist längst keine Vision mehr, sondern der nächste logische Schritt in einer zunehmend digitalen Steuerwelt. Unternehmen, die ihre Daten, Prozesse und Systeme intelligent vernetzen, schaffen nicht nur Compliance, sondern gewinnen strategische Steuerungskompetenz. Gerade in dieser Phase des Wandels sind Technologiepartner entscheidend. Lösungen wie die von Vertex zeigen, wie sich komplexe Anforderungen in integrierte, automatisierte Prozesse übersetzen lassen, die global, effizient und prüfungssicher funktionieren.Gartner, Develop a Global E-Invoicing Compliance Strategy, von Alexandre Oddos und Tamara Shipley, 7. Juli 2025
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- Abbildung 1: Verantwortlichkeiten im Steuerprozess (Quelle: Vertex)
