Digitalisierung

„Kanzleien brauchen eine Strategie für die Zukunft“

Prof. Dr. Marco Zimmer, Direktor des ipo Institut für Personal & Organisationsforschung an der FOM Hochschule, und Alrik Zech, Leiter der Ecovis Akademie, sprechen im Interview mit JUVE Steuermarkt über den Stand der Digitalisierung in Steuerberatungskanzleien – und erklären, warum es dort noch viele Baustellen gibt.

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Marco Zimmer
Marco Zimmer

JUVE STEUERMARKT: Herr Zech, Herr Zimmer, Sie haben auf Basis Ihrer Studienergebnisse für das Verbundprojekt Kodima mehrere Thesen erstellt. Eine davon lautetet: Die Digitalisierung wird für Steuerkanzleien zunehmend zu einem Wettbewerbsfaktor. Warum?

Marco Zimmer: Die Digitalisierung ermöglicht es Steuerkanzleien, deutlich integrierter mit ihren Mandanten zusammenzuarbeiten als früher. Mit entsprechenden IT-Schnittstellen können Steuerberater auf das Rechnungswesen ihrer Mandanten zugreifen und die benötigten Daten dort direkt abrufen. Das erhöht die Geschwindigkeit des Datenaustauschs und letztlich die Produktivität. Die Digitalisierung erlaubt zudem eine bessere Vernetzung mit anderen Kanzleien, die bei Spezialfragen gegebenenfalls aushelfen können. All das sorgt dafür, dass die Digitalisierung Steuerkanzleien Vorteile verschafft und so auch einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen, weniger digitalisierten Kanzleien.

Fragen Mandanten denn verstärkt nach digitalen Lösungen?

Alrik Zech: Ja. Mandanten wollen sich zunehmend unabhängig von Ort und Zeit mit ihrem Steuerberater in Verbindung setzen können, fordern einen flexibleren Dialog ein – und die Digitalisierung macht das möglich. Allerdings müssen Kanzleien sich de facto an die Herangehensweise ihrer Mandanten anpassen: Wenn jemand seine Daten partout nicht digital liefern möchte und lieber mit dem berühmten Schuhkarton voller Belege vorbeikommt, lässt er sich meist nicht dazu drängen, alles elektronisch zu liefern. Nicht jedes Mandat ist digitalisierbar.

Wird der klassische Steuerfachangestellte überflüssig, wenn immer mehr Prozesse elektronisch ablaufen?

 Zech: Nein, es wird auch in Zukunft noch Steuerfachangestellte geben. Aber sie werden sich weiterentwickeln und an die neuen Arbeitsbedingungen anpassen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Zum Beispiel wird das Management von Prozessen und der Organisationsentwicklung in Steuerkanzleien künftig an Bedeutung gewinnen. Wenn immer mehr repetitive Standardaufgaben wegfallen entsteht zudem Raum für neue Aufgaben beziehungsweise Dienstleistungen. Perspektivische Überlegungen dazu, was sich mit den freiwerdenden Personalressourcen anfangen ließe, sind in Kanzleien gegenwärtig allerdings noch rar.

Was muss sich ändern?

Alrik Zech
Alrik Zech

Zimmer: Kanzleien müssen die Langfristplanung stärker berücksichtigen und sich Zeit nehmen, um eine Strategie für die Zukunft zu entwickeln. Das kann auch bedeuten, sich stärker zu spezialisieren und lieber fachliche Allianzen zu schmieden, statt alle Beratungsfelder selbst zu bearbeiten.

Im Zuge der Corona-Pandemie sind mobiles Arbeiten und Homeoffice zur neuen Normalität geworden. Inwieweit ist das Virus ein Katalysator für die Digitalisierung in Steuerberatungskanzleien?

Zech: Corona hat rigoros offenbart, was sowohl im Kanzleialltag als auch in der Berufsausbildung in dieser Hinsicht nicht funktioniert. Insofern war das Virus ein Initialzünder für eine Veränderung – trotz all seiner negativen Auswirkungen auf Wirtschaft und Gesellschaft. Insbesondere der Lockdown war auch eine Zeit der Experimente in punkto Kommunikation und Organisation.

Zimmer: Wir haben die für das Verbundprojekt 2018 und 2019 befragten Kanzleien im Zuge von Corona noch einmal kontaktiert und nach ihren Erfahrungen in der Krise gefragt. Fast alle Gesellschaften haben zuletzt noch einmal massiv in Lizenzen, Soft- und Hardware investiert und sich ins Homeoffice verlagert. Insgesamt gab es wenig Probleme. Sowohl Chefs als auch Mitarbeiter haben jedoch vor allem virtuelle, interne Abstimmungsprozesse als holprig empfunden. Und es gab noch keine eingespielten Routinen in der virtuellen Zusammenarbeit, auch das war ein Störfaktor. In einer der befragten Kanzleien war die Unzufriedenheit über die Arbeit im Homeoffice so groß, dass die meisten Mitarbeiter schon während des Lockdowns wieder in die Kanzlei zurückkehrten. Anderswo fehlte den Mitarbeitern vor allem der soziale Austausch – die haben dann digitale Teeküchen etabliert.

Können Kanzleien sich der Digitalisierung künftig überhaupt noch verweigern?

Zech: Wie gesagt: Nicht jedes Mandat ist digitalisierbar, dementsprechend wird es auch weiterhin eine Nachfrage für Beratungsleistungen auf ausschließlich analogem Wege geben. Wenn Mandanten weiterhin Berater finden, die das bieten können und umgekehrt, reguliert das am Ende schlicht und ergreifend der Markt. Aber die Entwicklung ist eindeutig: Digitalisierung wird immer wichtiger, sowohl in der Berufsausbildung als auch im Kanzleialltag, und das bringt Organisations- und Investitionsbedarf mit sich. Die Digitalisierung ist heute keine Blackbox mehr: Ganz genau weiß niemand, wie die Arbeit in Kanzleien in 20 Jahren aussehen wird, ob sich zum Beispiel Künstliche Intelligenz etablieren wird – aber wir wissen jetzt, wie Digitalisierung grundsätzlich gehen kann. Für diese Zukunft sollten wir uns wappnen.

Das Gespräch führten Annika Janßen und Stephan Mittelhäuser.

 

Forschungsprojekt Digitalisierung

Kodima ist ein Projekt der Universität Rostock, der FOM Hochschule, der Personalberatung HR Excellence Group sowie der Beratungsgesellschaften Ecovis und Eventus. Gemeinsam forschen sie zum Wandel von Berufsbildern und Arbeitsprozessen in Zeiten der Digitalisierung am Beispiel von Steuerberatungsgesellschaften. Im Rahmen des Projekts haben die Kooperationspartner 2018 und 2019 Führungskräfte und Mitarbeiter aus 13 Kanzleien dazu befragt, wie die Digitalisierung ihren Arbeitsalltag verändert.

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