Prozessual extrahiert das Vonovia-Tool Informationen aus unterschiedlich formatierten Bescheiden, gleicht sie mit den Steuererklärungen ab und übernimmt die Fristenkontrolle.
JUVE Steuermarkt: Herr Rath, was wird die neue Anwendung bei Vonovia verändern?
Florian Rath: Bisher bestand die Bescheidprüfung aus vielen einzelnen manuellen Schritten. Papierbescheide wurden eingescannt, in Datev hochgeladen, die relevanten Informationen daraus händisch übertragen, anschließend mit der Steuererklärung abgeglichen und schließlich Fristen kontrolliert. Genau diese Kette wollen wir nun für die meisten Bescheid- und Steuerarten automatisieren. Die Anwendung extrahiert die Informationen aus den Bescheiden, gleicht sie mit den Erklärungsdaten ab, macht auf Abweichungen aufmerksam und bildet auch die Fristenkontrolle ab. Ziel ist nicht, fachliche Entscheidungen zu ersetzen, sondern den manuellen Aufwand an den Stellen zu reduzieren, an denen er keinen zusätzlichen Mehrwert schafft.
Bescheide haben oft sehr unterschiedliche Formate. Wie lösen Sie dieses Problem?
Gerade diese Vielfalt war lange ein Hindernis für die Automatisierung. Klassische regelbasierte Ansätze stoßen schnell an Grenzen, wenn Dokumente unterschiedlich aufgebaut sind. Durch den Einsatz von KI verliert das Format faktisch an Bedeutung. Entscheidend ist nicht mehr, ob ein Bescheid einem vordefinierten Muster entspricht, sondern ob die relevanten Informationen zuverlässig erkannt werden.
Warum entwickeln Sie die Lösung auf der Open-Source-getriebenen Plattform Databricks – und warum im Steuerbereich selbst?
Databricks bündelt alle Funktionen, die wir für den Aufbau und Betrieb der Lösung benötigen. Zugleich erlaubt uns die Plattform, die Entwicklung im Steuerbereich eigenständig voranzutreiben und sehr eng an den tatsächlichen Anforderungen unserer Prozesse auszurichten. Bei steuerlichen Anwendungen reicht es nicht, technisch eine gute Lösung zu entwickeln. Sie muss auch die fachliche Logik, die Besonderheiten der Arbeitsabläufe und die Anforderungen der Anwenderinnen und Anwender abbilden.
Was sollten andere Steuerabteilungen mitnehmen, die vergleichbare KI-Projekte planen?
Aus unserer Sicht braucht es zunächst eine geeignete Entwicklungsplattform und das nötige technische Know-how. Dieses kann im Steuerbereich selbst liegen oder in der IT. Wenn die Entwicklung überwiegend in der IT erfolgt, ist eine enge, belastbare Schnittstelle zur Steuerfunktion aber unverzichtbar. Die technische Umsetzung muss mit einem fundierten Verständnis für steuerliche Fragestellungen verbunden sein. Sonst entsteht zwar möglicherweise eine technische Lösung, aber nicht zwingend ein Prozess, der die Steuerabteilung im Alltag wirklich entlastet.
Florian Rath spricht bei der Tax Operations Konferenz, die am 7. und 8. Oktober 2026 in Dortmund stattfindet, über „KI‑getriebene Prozesse in Databricks“. Mehr Informationen und Tickets gibt es hier.
