‚Kanzleipakt‘: Gemeinsam für KI und Automatisierung

„Wir sind kein Gegenentwurf zu Private Equity, sondern eine wesentlich andere und einzigartige Strategieoption für Kanzleien, die unabhängig bleiben, aber trotzdem in Tech investieren wollen“, sagt Ulf Hausmann, Co-Founder von Kanzleipakt, gegenüber JUVE Steuermarkt. Gleichzeitig räumt er ein, dass Investoren Kanzleien attraktive Angebote machten – „Das ist einfach irre“, sagt er.

Der Kanzleipakt funktioniert als eine Art gemeinsames Innovationszentrum, in dem Kanzleien Ressourcen, Budget und auch Expertise teilen, ohne ihre Eigenständigkeit aufzugeben. Hausmann stellt fest: „Die Entscheidung für oder gegen Private Equity ist eine Typ-Frage. Für die einen funktioniert es, für die anderen eben nicht.“

Neuorganisation

Idee und Organisation des Kanzleipaktes haben ihren Ursprung bei Carsten Schulz. Er ist Mitgründer von Kanzleipakt und geschäftsführender Partner bei HSP Steuer Henniges Schulz & Partner in Hannover. Diese wiederum ist Teil der HSP Gruppe, einem bundesweiten Kooperationsverbund für Steuerkanzleien. Dort sammelte Schulz über 16 Jahre Erfahrung in Sachen IT-Strategien, stieß jedoch an die Grenzen dessen, was eine einzelne Kanzlei an Innovationsprojekten stemmen kann – trotz der Zugehörigkeit zur HSP Gruppe.

Sein Ansatz für den Kanzleipakt: das gesamte digitale Innovationsmanagement zu organisieren und für Kanzleien zu öffnen. Gemeinsam mit dem Strategieberater Ulf Hausmann wurde daraus eine übergreifende Allianz. Ulf Hausmann ist Geschäftsführer von Kanzleipakt und seit über 20 Jahren in Marketing und Kommunikation für Ecovis zuständig.

Seit der Gründung von Kanzleipakt im Jahr 2025 hat der Verbund bereits 14 Mitglieder aufgenommen. Mit dabei sind unter anderem PKF WMS und Schuette Treuhand. Die ersten Mitglieder stießen im Oktober dazu. Der Kanzleipakt richtet sich vorrangig an mittelgroße Kanzleien ab etwa 50 Mitarbeitenden, wobei laut Hausmann auch kleinere Boutique-Kanzleien willkommen seien.

Eine zentrale Voraussetzung gibt es allerdings: Die Mitglieder müssen sogenannte Datev-Power-User sein – also Kanzleien, die strategisch auf das breite Softwareangebot der Datev setzen und dies auch langfristig beibehalten wollen. „Datev ist für uns der Kern, wir bauen darauf auf“, sagt Hausmann.

Datev nicht kritiklos

Dass sich der Kanzleipakt strategisch an die Datev bindet, hat vielleicht auch mit der Kritik zu tun, die nach JUVE Steuermarkt-Recherchen im Mittelstand immer deutlicher wird. Kanzleien bemängeln immer wieder, dass die Datev bei der Entwicklung praxistauglicher KI-Lösungen zu langsam sei und weit hinter den Möglichkeiten zurückbleibe, die andere spezialisierte Anbieter bereits bieten können. Kontrovers stehen Steuerexperten etwa dem Umstieg auf Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder der Entwicklung praxistauglicher KI‑Systeme gegenüber.

Für den Kanzleipakt kann genau das ein strukturelles Risiko bergen: So sind die Mitglieder von Entwicklungstempo und strategischen Entscheidungen der Datev abhängig. Zudem könnte die Voraussetzung, Datev-Power-User zu sein, den Kanzleipakt perspektivisch bei der Mitgliedergewinnung einschränken. Kanzleien, die aus Unzufriedenheit mit Datev bereits andere Softwareanbieter evaluieren, fallen als potenzielle Partner beispielsweise weg.

Aber der Kanzleipakt setzt genau hier an: Er will die Lücke zwischen dem, was die Datev liefert, und dem, was Kanzleien brauchen, schließen – muss dabei aber darauf setzen, dass die Datev diesen Brückenschlag langfristig unterstützt.

Innovation von unten

Organisatorisch ist der Kanzleipakt so aufgebaut: Die Partner der einzelnen Mitgliedskanzleien sind die obersten Ansprechpartner im Kanzleipakt. Das zentrale Entscheidungsgremium ist das sogenannte Excellence Board, das sich einmal monatlich in virtueller Runde trifft. Dort hat jede Kanzlei unabhängig von ihrer Größe genau eine Stimme. Das Board entscheidet darüber, welche Themen priorisiert werden, wie die Zusammenarbeit mit der Datev konkret gestaltet wird und welche Projekte finanzielle Unterstützung erhalten.

Wichtig dabei: Laut Hausmann geht es beim Kanzleipakt nicht allein um IT-Entwicklungen, sondern darum, modernen Kanzleien eine ‚Netzwerk-Innovationsabteilung‘ zur Verfügung zu stellen, insbesondere um von gemeinsamen Investitionen zu profitieren. Carsten Schulz bringt dabei den organisatorischen Input ein, gestützt auf seine langjährige Erfahrung mit solchen Strategien innerhalb der HSP Gruppe. Neben dem Excellence Board gibt es auch individuelle Gesprächsformate sowie Workshops zu Spezialthemen. „Wir richten uns dabei nach den Kommunikationsbedürfnissen unserer Mitglieder“, sagt Hausmann.

Repräsentativer Input

Neben den Partnern legt der Kanzleipakt Wert darauf, die Mitarbeitenden der Kanzleien in die Projektarbeit einzubinden. So findet regelmäßig ein KI-Jour-fixe statt. Bei der Auftaktveranstaltung seien 350 Personen dabei gewesen, berichtet Hausmann.

Die Idee hinter den Veranstaltungen auf Mitarbeitendenebene ist folgende: „Es sind die steuerlichen Mitarbeitenden, die täglich am Rechner sitzen und deshalb am besten wissen, wo Automatisierung und KI am sinnvollsten sind – etwa bei Jahresabschlüssen, in der Finanzbuchhaltung oder im Kanzlei-Office-Management.“ Damit folgt das Format bewusst einem Bottom-up-Ansatz: Das sei auch entscheidend, denn nur wenn der fachliche Input aus einer breit gefächerten Mitarbeitendenschicht komme, ließe sich eine sinnvolle und zielgerichtete Entwicklung auf Basis der Mitarbeitendenbedürfnisse sicherstellen.

Bei kleineren Softwareentwicklern sieht das laut Hausmann nämlich ganz anders aus: „Dort sind es eben immer nur sehr wenige Kunden, die ihnen in Projekten tatsächlich substanziellen fachlichen Input liefern“, sagt Hausmann.

Innovation durch Hebelwirkung

Der Kanzleipakt bietet zwei Mitgliedschaftsmodelle an. Die Insight-Mitgliedschaft umfasst den Zugang zum Controlling-Tool ‚Kanzleipakt Insights‘. Dieser Bereich wird von Carsten Schulz verantwortet und richtet sich primär an Controller in den Kanzleien.

Die Engage-Mitgliedschaft enthält darüber hinaus ein Mitspracherecht bei Entwicklungsprojekten und eine strategische Beteiligung an Innovationsvorhaben. Zusätzlich erhalten die Mitglieder Zugang zu ChatGPT Enterprise.

Das Finanzierungsmodell des Kanzleipaktes setzt auf einen Leverage-Effekt. Mittelständische Kanzleien sind oft nicht in der Lage, Entwicklungsprojekte allein zu finanzieren und zu organisieren. Die Mitgliedsbeiträge berechnen sich dabei individuell nach Kanzleigröße, sodass jede Kanzlei nur einen Bruchteil der Gesamtkosten eines Innovationsprojekts trägt. „Wir teilen die Entwicklungskosten und haben keine Lizenzkosten für unsere Mitglieder“, sagt Hausmann gegenüber JUVE Steuermarkt. Was jedoch bleibe, seien individuelle Implementierungskosten, die sich aus der jeweils spezifischen technischen Umgebung der einzelnen Kanzlei ergäben. Hausmann kritisiert in diesem Zusammenhang das gängige Lizenzmodell vieler Softwareanbieter, die monatliche Gebühren pro Mitarbeitenden verlangten – das schmälere bei dringend nötigen Investitionen die Rentabilität vieler Kanzleien.

Der Kanzleipakt versteht sich also insgesamt als ein Ökosystem. Inhaltlich arbeitet der Kanzleipakt aktuell an einem sinnvollen Zugang zu Daten sowie deren Verarbeitung in Cloud-Umgebungen durch zukunftsfähige Automatisierungslösungen. Zukünftig möchte der Verbund neben weiteren Projekten auch seine Mitgliederzahl ausbauen. Einige Neuzugänge sind bereits im Gespräch.